Comment planifier les activités d’un projet ?

Votre entreprise est-elle constamment confrontée à des changements ? Si c’est le cas, vous connaissez sûrement les problèmes liés à la planification de la capacité des ressources. La planification des capacités de gestion de projet signifie que la capacité nécessaire est obtenue ou créée sous la forme de collaborateurs (ressources humaines) possédant les compétences appropriées pour le travail à effectuer. Pour ce faire, vous devez constamment regarder loin devant vous et en même temps prendre en compte les objectifs stratégiques de l’entreprise – c’est le résultat final de la réussite de l’entreprise.

Que devez-vous savoir sur la planification des capacités de gestion de projet et sa mise en œuvre réussie ? Lisez ce qui suit. Voici ce qui sera traité dans cet article :

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  • Planification stratégique des capacités versus planification tactique des ressources
  • Définition : planification des ressources stratégiques, tactiques et opérationnelles
  • Les avantages de la planification stratégique des ressources
  • 4 étapes pour planification des capacités de gestion de projet réussie
  • CONCLUSION

Planification stratégique des capacités versus planification tactique des ressources

planification tactique des ressources est la coordination entre les chefs de projet et les gestionnaires fonctionnels. En revanche, la planification stratégique des ressources ou la planification des capacités La porte sur :

  • Fourniture prédictive des compétences nécessaires aux employés,
  • Veillez à ce que les employés jumelés puissent mettre en œuvre des projets stratégiquement pertinents au bon moment.

Remarque  : Dans cet article, les termes planification stratégique des ressources, planification des capacités et gestion des capacités sont tous synonymes.

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Stratégique vs tactique vs opérationnel — Planification prédictive pour les nouveaux projets et les ressources nécessaires

Définition : Ressource stratégique, tactique et opérationnelle

Planification stratégique des ressources :Gestion Cela inclut la planification à long terme des compétences et de la capacité des ressources. Son objectif est de parfaitement maîtriser les projets actuels et futurs en fonction de l’orientation stratégique de l’entreprise. Dans la plupart des cas, les gestionnaires de portefeuille partagent la responsabilité de cette tâche avec les chefs de projet (qui ont besoin de compétences) et les chefs d’équipe (qui mettent des ressources à disposition).

Tactiques de planification des ressources : Cela concerne la formation à moyen terme des équipes de projet. Cela inclut la coordination continue entre le chef de projet et le chef d’équipe pour l’utilisation du personnel dans les projets et dans les opérations. Les chefs d’équipe recrutent des ressources ayant les qualifications correspondant aux besoins du projet auprès des chefs de projet qui les ont demandées.

Planification des ressources opérationnelles : Il s’agit de la planification détaillée des tâches que le chef de projet effectue en continu pour les ressources affectées au projet. Et il le fait au niveau des tâches dans chaque projet.

Les rôles impliqués et leurs relations réciproques dans la planification des ressources

Les avantages de la planification stratégique des ressources

La planification stratégique des ressources peut produire de nombreux avantages. Avec la planification des capacités :

  • Vous vous assurez de réserver vos ressources aux projets les plus importants plutôt qu’aux petits projets secondaires,
  • Vous avez une vue d’ensemble complète de toutes les ressources, de leurs affectations de projet et de leur charge de travail, ce qui vous donne des informations sur l’utilisation globale des ressources au fil du temps,
  • Vous savez quels autres projets vous pouvez démarrer et mener à bien,
  • Vous identifiez rapidement les goulots d’étranglement des ressources et êtes en mesure de répondre avec une stratégie commerciale,
  • Vous évitez les conflits de ressources car ils ne se produisent même plus.

Une planification inadéquate , par contre, engendre de nombreux risques :

  • En raison d’une allocation inadéquate des ressources, les projets ne se terminent pas dans les délais,
  • Les coûts des projets augmentent en raison de l’absence de ressources suffisantes,
  • Vous ne pouvez pas exploiter certaines opportunités car vous ne pouvez pas acquérir rapidement les compétences nécessaires,
  • Vos efforts de coordination pour résoudre les conflits de ressources augmentent considérablement.

Et tout cela peut mener à des clients mécontents, d’où l’importance de la planification des capacités !

Les 4 étapes pour réussir la planification des capacités de gestion de projet

Voici comment vous pouvez atteindre votre objectif :

Étape 1 : Mettre en place les processus nécessaires avec les bonnes personnes au sein de l’entreprise

La planification stratégique des capacités dépend :

  • Dynamiques spécifiques à votre entreprise
  • De votre secteur d’activité
  • Sur le nombre de
  • projets Le nombre de ressources
  • La durée des projets

Il peut il faut voir que les entreprises ont tendance à réaliser le processus de planification des capacités à des intervalles différents :

  • Une à quatre fois par an pour les entreprises qui développent et produisent des produits,
  • Peut-être tous les mois pour les entreprises de services,
  • Ce n’est qu’occasionnellement que pour les entreprises qui n’ont que quelques grands projets.

Les personnes impliquées dans le processus de planification stratégique sont :

  • Une gestion avec des objectifs stratégiques,
  • Les chefs d’équipe ou les responsables de service qui fournissent des informations sur les ressources
  • Les chefs de projet qui ont besoin de mettre à jour les projets en cours à la date demandée,
  • Le PMO qui prépare les nouveaux projets de manière ordonnée et contrôle le processus global de planification de la capacité.

Intervalles de coordination entre les rôles nécessaires dans le processus de planification stratégique

Assurez-vous que toutes les informations sont complètes et à jour comme demandé. Pour ce faire, tous les les parties impliquées doivent travailler ensemble et vous aurez besoin d’un PMO qui possède les bonnes compétences.

Le PMO :

  • Définir les processus
  • forme les personnes impliquées
  • Les motive à accomplir leurs tâches à temps.

Le PMO peut également aider les chefs de projet et les chefs d’équipe dans leurs tâches. Cela dépend du type de PMO que vous avez dans votre entreprise.

Notre conseil  : Pour réussir la planification stratégique des capacités, il est essentiel d’avoir l’aide d’un PMO solide qui a le soutien de la direction.

Lisez ici pour en savoir plus : Comment mettre en place un PMO réussi

Soulignez les avantages de la coordination cyclique (régulière/à intervalles fixes) auprès de tous les participants. Cela les motivera à s’impliquer. Il est essentiel de définir les intervalles de coordination individuellement.

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En outre, vous devez définir minutieusement la préparation et la conduite des réunions de planification et de prise de décisions.

Vous devez être capable de prendre toutes les décisions pertinentes en quelques heures seulement. Dans le même temps, les décisions concernant le démarrage des projets et la disponibilité des ressources doivent être fondées. Et cela ne fonctionnera que si vous avez un ordre du jour clair et une modération rigoureuse lors d’une réunion régulière du portefeuille de projets .

Conseil : Assurez-vous que les résultats de ces sessions de planification sont publiés. Les employés ont tendance à avoir de grandes attentes à l’égard du travail du CPM et de son pouvoir de contrôle dans l’intérêt d’une meilleure planification des capacités des employés. L’annonce des femmes de chambre donc nouvelles offre un grand potentiel. Si vous gérez bien la communication…

Étape 2 : Assurez-vous d’avoir des informations complètes et à jour sur le projet

Tout d’abord, vous enregistrez tous les projets contenant des informations essentielles dans une base de données centrale. Elle nécessitera des détails tels que :

  • Nom
  • Chef de projet
  • Promoteur
  • Date de début
  • Date de fin
  • Indicateurs lumineux pour les progrès et les besoins en ressources.

Pour les projets en cours, l’effort restant (et réaliste) est l’information la plus importante, basée sur la situation actuelle.

Pour les nouveaux projets, il est nécessaire de répondre à l’exigence minimale de planification des ressources . Cela signifie que vous devez planifier toutes les compétences requises (pas nécessairement les personnes), par mois ou par trimestre. Il ne suffit pas d’examiner uniquement l’ensemble du travail sans division dans le temps.

Et c’est exactement là que les choses se compliquent.

Trouvez votre niveau optimal de précision en commençant par une planification aussi approximative que possible, mais toujours complète . Tout le monde demande des horaires détaillés car c’est évidemment la meilleure base. Mais il faut tenir compte du fait que cela nécessite un effort de planification plus important. Et cet effort devra être reproduit encore et encore au fil du temps.

Notre conseil  : trouvez votre niveau de précision optimal. Ce qui importe avant tout, c’est un calendrier complet.

S’il y a plus de propositions de projets que ce que l’entreprise peut réaliser, vous devez les hiérarchiser. Cela vous permet de décider quels nouveaux projets vous pouvez démarrer. Il existe plusieurs méthodes pour établir des priorités. Ils peuvent être plus ou moins bien adaptés, selon le nombre de projets et de décideurs.

Notre article sur Les 7 étapes pour une gestion optimale du portefeuille de projets pourrait vous intéresser.

Le système de notation d’importance et d’urgence d’Eisenhower est l’un d’entre eux. Cela vous aidera à obtenir rapidement de bons résultats.

Mais le plus simple est d’amener les décideurs à prioriser les nouveaux projets.

Notre conseil  : Faites appel aux décideurs pour déterminer le poids et l’urgence des projets.

S’il y a beaucoup de décideurs et de projets, vous devrez peut-être choisir une autre façon de procéder. L’une des possibilités consiste à créer des axes/facteurs stratégiques. Il sera nécessaire de déterminer leur priorité, leur poids et de les affecter aux projets de manière cohérente. Cela vous permettra de calculer la priorisation. Vérifiez ensuite sur tous les aspects, si l’essentiel de l’effort est bien fait sur les projets les plus importants.

Comment procéder : Vous alignez l’importance des axes/facteurs avec l’effort correspondant effectué sur les projets.

Pour vérifier si la plupart des efforts sont consacrés aux projets les plus importants ? (Dans le cas du facteur B, l’effort ne correspond pas à la priorité).

Identifier des projets non importants qu’il serait bon d’arrêter. Cela peut libérer des ressources pour de nouveaux projets plus importants. Examinez également les dépendances entre les projets . Certains projets de développement ne peuvent démarrer qu’une fois que les résultats de projets plus élémentaires sont disponibles. Peut-être avez-vous également prévu plusieurs scénarios alternatifs. Bien entendu, un seul de ces scénarios doit être mis en œuvre.

Les listes Excel simples se révèlent rapidement inappropriées lorsqu’il s’agit de hiérarchiser et de gérer les dépendances entre projets. Les outils professionnels de planification des capacités sont d’une grande aide dans ces domaines.

Notre conseil : Lors de la mise en œuvre de nouveaux types de projets (par exemple dans le domaine de la R&D), vous êtes souvent confronté à des éléments inconnus ou à différentes approches possibles d’une solution. Les besoins en ressources ont tendance à être très incertains et très différents d’un projet à l’autre.

Nous vous recommandons de diviser ces projets en deux catégories : recherche et mise en œuvre . Cela vous permet de limiter l’incertitude dans la partie « Recherche » via un budget de temps. Ensuite, sur la base des résultats de la recherche, vous serez en mesure de planifier à nouveau la mise en œuvre de manière plus précise.

Étape 3 : Déterminez quelle capacité est réellement disponible

Il n’est pas logique d’analyser chaque personne individuellement. Bien que ce soit parfaitement souhaitable, ce serait trop d’efforts. Cela peut également être assez salissant et déroutant.

Il n’est pas non plus judicieux d’afficher la capacité totale de tous les employés dans un seul graphique. Les employés possèdent différentes compétences que vous devez déployer selon vos besoins.

Un niveau de détail clair et raisonnable peut être atteint en consolidant au niveau des compétences. Certaines entreprises forment également des équipes en fonction des compétences. Dans certains cas, cela permet de planifier au niveau de ces équipes. De plus, il est souvent facile à configurer.

Lisez cet article pour en savoir plus sur l’utilisation des compétences gestion dans la planification des ressources.

Le niveau de détail des compétences doit être adapté à l’effort. Le plan de capacité doit rester facile à comprendre. Les principes mentionnés ci-dessus s’appliquent également ici : aussi approximatifs que possible, aussi détaillés que nécessaire .

En outre, vous devez utiliser la disponibilité réelle dans vos calculs. Il existe deux manières de procéder :

  1. Vous déduisez la charge ou les absences et les activités opérationnelles de la capacité totale de la ressource ou,
  2. Vous comparez la charge de base et les projets avec la capacité totale.

Le choix de la méthode se résura finalement à une question d’outils ou à la préférence des décideurs.

La

détermination de la disponibilité réelle pour le projet est essentielle pour une planification réaliste.

La façon dont la charge de base ou les transactions sont gérées est un facteur important pour la précision de la planification. Pour simplifier les choses, vous pouvez utiliser une estimation forfaitaire tout au long de l’année. Mais il est toujours préférable de récupérer le planning auprès du chef d’équipe sur une base mensuelle.

Notre conseil : Assurez-vous d’impliquer les chefs d’équipe dans la planification des capacités de votre projet. Fournissez leur un outil approprié. L’outil doit être capable de transférer les données du chef d’équipe dans le système de gestion de projet et de portefeuille.

Les chefs d’équipe ont de toute façon intérêt à planifier toutes les activités en dehors du projet. Il peut être très simple de transférer leurs données d’un fichier Excel vers un outil professionnel.

Étape 4 : Consolider les capacités et les besoins

Maintenant que les compétences, les capacités et les besoins du projet sont disponibles, vous devez déterminer comment ces éléments s’entrelacent.

Des difficultés liées à la gestion de plusieurs projets ? Découvrez les 7 facteurs clés du succès ! (en anglais)

Pour pouvoir les contrôler, toutes les compétences et leur utilisation doivent être clairement visualisées sur une page. Parce qu’après dans l’ensemble, un projet implique généralement une variété de compétences.

L’effet de compétence de tout changement que vous apportez doit être visible en un coup d’œil. Cela nécessite des diagrammes de ressources adaptés montrant plusieurs compétences dans une seule vue.

Pour une planification réaliste, il est essentiel de déterminer la disponibilité réelle du projet.

Lorsque vous ajoutez de nouveaux projets au portefeuille, cela doit être conforme aux priorités et à la disponibilité restante. Votre approche doit être similaire à celle utilisée pour compléter un verre de pierres et de sable. On commence par les plus grosses pierres, puis les galets et enfin le sable.

Le mélange et l’agitation aident le sable à remplir les trous.

Vous avez peut-être trop de capacité pour certaines compétences. Dans ce cas, identifiez les tâches impliquées pour le service commercial ou pour le service de développement de produits. Vous pouvez également identifier le potentiel de réaffectation. En ces temps où les environnements sont en constante évolution, cela est précieux informations à avoir — si elles arrivent au bon moment.

Un problème assez récurrent est celui d’une ressource ou d’une compétence surchargée. Il existe des moyens simples et logiques de résoudre de tels problèmes :

  • Comprenez les capacités manquantes par des ressources internes ou même externes,
  • Changer la priorité des projets ou abandonner certains projets,
  • Retarder suffisamment les projets dans le temps pour qu’ils s’adaptent parfaitement à la situation des ressources.

Que ce soit pour l’une de ces 3 options, vous aurez besoin d’une base de données optimale . Mais gardez à l’esprit que cette base de données est basée sur des estimations personnelles. Et qu’il est soumis aux courants politiques de l’entreprise.

Lorsque vous communiquez sur la charge de travail des équipes, vous rencontrez souvent la même difficulté : faire comprendre à tous que la coupe est pleine et qu’aucune nouvelle initiative ne peut être entreprise.

Posez cette question simple : que pouvez-vous enlever pour faire de la place ? Cela créera un sensibilisation des parties prenantes.

Vous pouvez également être plus direct et mettre un « non » catégorique à toute nouvelle demande. Mais prendre un verre ensemble sera sûrement plus efficace. Cela permettra de réduire la pression et de détendre l’atmosphère. Après tout, il y a toujours une petite place dans un verre rempli de pierres et de sable.

La fiabilité des données est la base d’une gestion de capacité réussie

Qu’il s’agisse d’apporter des ressources externes ou de retarder des projets, les décisions restent des décisions humaines . Mais vous devez toujours prendre ces décisions en vous basant sur les meilleures données possibles.

Pour disposer de ces données, vous avez besoin des bons outils informatiques . Sans l’aide d’outils adaptés à la gestion de portefeuille, qui contribuent également à la gestion stratégique des ressources, vous aurez de la difficulté à maîtriser les tâches impliquées.

Travaillez vous avec des feuilles de calcul Excel ou quelque chose de similaire ? Vous gérez des choses complexes et une grande quantité de données ? Dans ce cas, vous n’obtiendrez de bons résultats en termes de planification des capacités qu’avec une très grande dose d’effort. Ou vous ne serez peut-être tout simplement pas capable de le faire…

Notre conseil : définissez vos objectifs et vos besoins précis avant d’investir dans un outil. Prévoyez une introduction échelonnée de l’outil pour éviter de submerger les personnes impliquées. Ce n’est qu’alors que l’achat sera fondé. Et vous serez sur la voie d’une meilleure efficacité des ressources.

Enquête du PMO 2020 : Résultats de la planification stratégique des capacités

Dans le cadre d’une étude approfondie sur l’état des ADS, nous avons tiré des résultats intéressants des réponses des 330 entreprises avec des PMO qui ont répondu à l’enquête.

Les entreprises qui peuvent être classées parmi les sociétés les plus performantes et les plus performantes ont clairement mieux mis en œuvre la planification stratégique des capacités que les entreprises sous-performantes. Dans le cas des entreprises peu performantes, la planification stratégique de la planification ne se reflète guère dans les responsabilités du PMO.

La planification stratégique des capacités est bien mieux mise en œuvre dans les entreprises les plus performantes et les plus performantes (source : enquête PMO 2020)

La

gestion des compétences a été mise en œuvre beaucoup plus souvent dans les entreprises les plus performantes que dans les entreprises les moins performantes. (source : Enquête PMO 2020)

En outre, les entreprises les plus performantes étaient deux fois moins susceptibles de citer le manque de ressources comme raison de l’échec du projet.

Ce que nous pouvons en tirer : La planification stratégique des capacités et une bonne gestion des compétences sont clairement la clé de la réussite des projets.

Pour en savoir plus sur l’enquête PMO 2020 (y compris des exemples de lecture), cliquez ici.

Conclusion — Planification des capacités de gestion de projet

Cet article vous présente les quatre étapes clés d’une planification stratégique des capacités réussie :

  • Étape 1 : Déterminer tous les processus nécessaires avec les bonnes personnes au sein de l’entreprise, de la direction au PMO en passant par chef d’équipe, aux chefs de département et aux chefs de projet.
  • Étape 2 : Fournissez des données de projet complètes et à jour et hiérarchisez vos projets.
  • Étape 3 : Identifiez les capacités réellement disponibles au niveau de compétence. Pour ce faire, définissez les charges de base et faites régulièrement des points avec les chefs d’équipe.
  • Étape 4 : Consolider les besoins (étape 2) et les capacités (étape 3). Identifiez les sous-charges et les surcharges et essayez de les équilibrer.

De plus, vous disposez désormais d’informations sur deux paramètres supplémentaires très importants . Ils contribuent également au succès de la planification des capacités de gestion de projet :

  • Un PMO efficace qui bénéficie du soutien de la direction
  • Un outil informatique adapté pour garantir une base de données solide.

Dans la liste ci-dessous, vous trouverez les points les plus importants :

Liste de contrôle :

  • Nommez un PMO avec le bon
  • compétences Identifier les rôles et les personnes impliquées
  • Soulignez les avantages de la gestion stratégique des ressources
  • Prévenir les parties prenantes des risques liés à un manque de gestion des capacités
  • Assurer un processus de coordination avec des réunions à intervalles réguliers
  • Maintenir tous les projets à jour (actuels et nouveaux)
  • Contrôle des priorités du projet
  • Tenez compte des dépendances entre projets
  • Assurez-vous que les chefs d’équipe ont des calendriers complets (y compris la planification de la capacité de leur équipe)
  • Soyez précis dans la préparation et la conduite de vos séances de planification
  • Créez une vue claire à l’aide de graphiques dynamiques avec des lignes de projet et des diagrammes pour les ressources
  • Présentez le sujet par étape afin de ne pas submerger les personnes impliquées
  • Offrez à chaque rôle le bon outil informatique

Vous souhaitez ajouter quelque chose à la planification stratégique des capacités ? Qu’est-ce qui est le plus difficile pour toi ? Nous serons heureux de répondre à vos commentaires.

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